"Thử xem khắp cõi dinh hoàn. Hai mươi thế kỷ, ai còn như ta...
Hiền nhân, quân tử những người. Đứng lên mà sửa tục đời cho chăng?"
(Tỉnh hồn quốc ca - cụ Phan Châu Trinh)

Thứ Bảy, 17 tháng 10, 2015

[Word] Tặng các bạn sinh viên sắp tốt nghiệp: Cách tạo mục lục tự động và quản lý style cho luận văn


CÓ NHỮNG VIỆC CHỊU KHÓ MỘT LẦN, BẠN SẼ THẤY NHÀN HẠ NHIỀU VỀ SAU



Bài hướng dẫn này cũng có thể dành cho các bạn sinh viên cần viết báo cáo có mục lục và nhiều trang văn bản. Quy trình bên dưới gồm 5 bước, khi thực hành một lần rồi sẽ thấy khá đơn giản.

File mẫu tham khảo download tại: https://drive.google.com/file/d/1t4-6683QUvjJ_B03QiLREQJiqd1_8mTT/view?usp=sharing

Bước 1: bạn cần phác thảo được mục lục gồm các đề mục chính phụ nào. Thường trong một cuốn khóa luận tốt nghiệp bạn cần cách ra 2 trang đầu, một trang bìa và một trang chứa mục lục, có thể nhấn tổ hợp Ctrl + Enter để ngắt trang nhanh chóng thay cho việc ấn nhiều phím Enter.

Bước 2: Bạn gõ các đề mục vào trang thứ 3 (không phải trang chứa mục lục), làm như vậy để sau đó bạn có thể xen nội dung vào sau. Trong văn bản lúc này xuất hiện 3 style (hiểu là kiểu trình bày) chính:
- Style1: Đề mục chính (dành cho các chương lớn, level 1)
- Style 2: Đề mục nhỏ thành phần (level 2, 3...)
- Style 3: Nội dung gõ trong các đề mục nhỏ

Bước 3: Tạo Style trong Word ứng với 3 style đã phân tích ở trên. Trong tab Home, nhìn qua bên Phải bạn thấy có một mục Style, click vào dấu xổ, chọn biểu tượng "New Style" ở cuối để tạo một style mới.
- Style 1: Đặt tên là tùy bạn, ví dụ: "Tiêu đề 1", đặc biệt chú ý, muốn sinh mục lục tự động, bạn cần chọn mục Style type là "Linked", Style based on là "Heading" (1, 2, 3 to nhỏ khác nhau là tùy bạn, thường chọn là Heading 1). Các định dạng khác về phông chữ, cỡ chữ, căn lề, lùi đầu dòng, giãn dòng, ..v.v... bạn thiết lập ở bên dưới
- Style 2: Đặt tên là "Tiêu đề 2", Style type là "Linked", Style based on chọn mức Heading cao hơn Style 1 (thường chọn Heading 2)
- Style 3: Đặt tên là "Nội dung", Style type là "Paragraph", Style based on chọn "Normal" (Bình thường). Với phần nội dung đoạn văn bản cần chú ý chọn thuộc tính căn đều 2 lề, có thể cả thuộc tính "Lùi đầu dòng đoạn văn bản" (Chọn trong mục Format - Paragraph - Special - First line)

Bước 4: Quay trở lại phần nội dung bạn đã gõ ở trang 3, bôi đen các phần đề mục, chọn style tương ứng cho chúng (Tiêu đề 1, Tiêu đề 2), bôi đen phần nội dung, chọn style "Nội dung". Kể từ lúc này, bạn muốn thao tác với mục nào chỉ cần chọn style tương ứng mà không cần phải lo lắng nhiều về vấn đề định dạng thủ công. Trong quá trình viết luận văn, nếu cần thay đổi quy cách, chỉ cần thay đổi Style (chuột phải chọn Modify), tất các các đoạn nội dung liên quan sẽ thay đổi theo.

Bước 5: Cuối cùng bạn sinh mục lục tự động bằng cách chọn Tab References- Table of Contents, chọn một kiểu mục lục mà bạn muốn. Sau này khi nội dung được thêm vào, chỉ cần update mục lục, word sẽ tự động điều chỉnh những thay đổi tương ứng.

Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét